META ERP Enterprise Suite — Praktikum Terpadu TRPL

Praktikum 3 — Pemetaan Proses Bisnis & Alur Persetujuan Pengadaan

Studi Kasus: Pengadaan Bahan Praktik Laboratorium Manufaktur TRPL Politeknik META Industri Cikarang.

4 Kelemahan Proses Manual Lama (As-Is)

1. Pengajuan via WhatsApp Pribadi / Kertas
Pesan tertumpuk, spesifikasi barang rawan salah

↓

2. Pemeriksaan Berdasarkan Perkiraan
Kepala Lab tidak melihat stok riil di gudang

↓

3. Pembelian Tanpa Cek Stok Fisik
Terjadi duplikasi pembelian & penumpukan material

↓

4. Bukti Penerimaan Difoto via Chat
Keuangan bayar tanpa 3-way matching (rawan selisih)

Diagram Alur Kerja To-Be ERP (Digital & Terotomasi)

1. Dosen Input Purchase Requisition (PR)
Wajib NIDN, Mata Kuliah & Alasan Praktikum

↓ Validasi Anggaran Lab Otomatis

2. Verifikasi Kepala Laboratorium Manufaktur

↓ Cek Saldo Stok Otomatis (Jika ada → Issue Internal)

3. Pembelian Memilih Pemasok & Rilis PO

↓ Approval Berjenjang Berdasarkan Nominal

4. Gudang Input Goods Receipt Note (GRN)

↓ 3-Way Matching Otomatis (PO = GRN = Invoice)

5. Keuangan Membayar & Posting Jurnal Kas Keluar

5 Aturan Bisnis Baku (Business Rules Engine)

BR-01 (Identitas Pemohon): Setiap PR wajib memuat NIDN dosen, nama bahan, kuantitas, satuan, dan alasan silabus.
BR-02 (Cek Stok Otomatis): Bila stok fisik gudang mencukupi, PR tidak diteruskan ke pembelian melainkan menjadi pengeluaran barang internal.
BR-03 (Otorisasi Berjenjang): ≤ Rp2 Jt (Ka.Lab); Rp2 Jt–10 Jt (Ka.Lab + Pudir II); > Rp10 Jt (+ Direktur Politeknik).
BR-04 (Pemberlakuan Re-Approval): Bila penawaran baru naik > 10% atau naik level wewenang, persetujuan lama gugur dan wajib diajukan ulang.
BR-05 (Strict 3-Way Match): Pembayaran kas hanya diproses jika PO, GRN, dan Invoice tagihan vendor 100% cocok.

Tabel RACI Matrix Pengadaan

Aktivitas	Dosen	Ka.Lab	Gudang	Beli	Keu
Pengajuan PR	R	A	I	I	I
Verifikasi Kebutuhan	C	R & A	I	I	I
Pengecekan Stok	I	A	R	I	I
Penerbitan PO	I	C	I	R & A	I
Penerimaan Fisik (GRN)	C	C	R & A	I	I
3-Way Match & Bayar	I	I	C	C	R & A

Kalkulator Dinamis Wewenang Approval Berjenjang

Geser Nominal Pengadaan (Rp):

Rp 500 Rb Rp 10 Jt Rp 25 Jt

Nominal Diuji: Rp 3.500.000 Level 2: Ka.Lab + Pudir II

Pengadaan menengah membutuhkan peninjauan minimal 2 penawaran vendor dan persetujuan dari Kepala Lab serta Pudir II Keuangan (SLA: Maksimal 2 Hari Kerja).

Buat Purchase Requisition (PR)

Workflow Persetujuan & Penerimaan Barang

Barang	Pemohon	Qty Diajukan	Diterima	Status Dokumen	Tindakan Otoritas